Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 6 octobre 2026 · Version 2026-10
Cette politique explique quelles données personnelles AppAcademia traite, pourquoi, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont gardées et comment exercer vos droits. Elle s'applique au site myappacademia.com, à l'application web app.myappacademia.com et aux applications mobiles AppAcademia.
1. Qui sommes-nous ?
AppAcademia est édité par Autoflowly Software, Jules Guilain Kenfack, Bernhardhauser Str. 1/2, 75417 Mühlacker, Allemagne (voir l'Impressum). Contact pour toute question sur vos données : privacy@myappacademia.com.
Comme nous sommes établis en Allemagne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique à tous nos traitements, où que vivent nos utilisateurs. Pour nos utilisateurs camerounais, la loi n° 2024/017 relative à la protection des données à caractère personnel s'applique également.
2. Qui est responsable de vos données ?
- Élèves, parents et personnel d'une école : l'école est responsable du traitement. Elle inscrit les élèves, saisit les notes, les absences, les frais de scolarité, etc. AppAcademia agit pour son compte comme sous-traitant, dans le cadre d'un accord de traitement des données (article 28 du RGPD) et uniquement selon ses instructions. Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord à l'école ; nous l'aidons à vous répondre.
- Comptes indépendants (élève inscrit seul, espace famille, enseignant indépendant), visiteurs du site et sécurité de la plateforme : Autoflowly Software est responsable du traitement.
3. Quelles données et pourquoi ?
| Données | Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|---|
| Compte : nom, e-mail ou identifiant, mot de passe (chiffré par hachage), rôle, école, langue | Créer et sécuriser votre compte | Contrat (art. 6.1.b) ; pour les élèves d'une école : base légale de l'école |
| Âge déclaré à l'inscription et e-mail du parent (élèves de moins de 15 ans inscrits seuls) | Obtenir l'accord du parent | Consentement parental (art. 8) ; la date de naissance n'est pas conservée, seulement l'âge |
| Dossier scolaire : classes, notes, bulletins, absences, devoirs, observations, documents, photo | Gestion de l'école et suivi pédagogique | Pour le compte de l'école (art. 28) |
| Apprentissage : exercices, résultats, plans de révision, échanges avec le tuteur IA, journal socio-émotionnel | Fournir et personnaliser l'apprentissage | Contrat ; pour les élèves d'une école : pour le compte de l'école |
| Paiements : frais, factures, reçus, numéro Mobile Money, cantine, paie du personnel | Gestion financière de l'école | Pour le compte de l'école ; obligations comptables de l'école |
| Messages entre enseignants, parents et élèves ; notifications | Communication école-famille | Contrat / pour le compte de l'école |
| Journal des accès au dossier d'un élève (qui, quand, quoi) | Transparence et sécurité | Intérêt légitime (art. 6.1.f) et sécurité (art. 32) |
| Données techniques : adresse IP, appareil, journaux d'erreurs | Faire fonctionner et protéger le service | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Accords donnés : version des conditions acceptée, date, origine | Prouver les consentements | Obligation légale (art. 7.1) |
Nous ne vendons aucune donnée, n'affichons aucune publicité et n'utilisons aucun traceur publicitaire ou de mesure d'audience.
4. Enfants
- Un élève de moins de 15 ans qui s'inscrit seul doit indiquer l'e-mail d'un parent. Le compte reste bloqué jusqu'à ce que le parent l'accepte par le lien reçu ; sans réponse sous 7 jours, ou en cas de refus, le compte est supprimé.
- Les comptes créés par une école relèvent de l'école, qui informe les familles et recueille leur accord à l'inscription.
- Les parents peuvent consulter, télécharger et faire supprimer les données de leur enfant depuis leur espace, et voir qui a consulté son dossier.
5. Intelligence artificielle
Le tuteur IA, la génération d'exercices et l'assistant des enseignants utilisent les modèles d'OpenAI et d'Anthropic. Le texte du journal socio-émotionnel ne leur est envoyé que si l'école active cette analyse (désactivée par défaut) ; sinon il reste sur nos serveurs. Nous n'envoyons jamais le nom de l'élève : seulement le contenu nécessaire (la question, l'exercice, le texte du journal, la matière, le niveau). D'après leurs conditions pour les API, ces fournisseurs n'utilisent pas ces données pour entraîner leurs modèles et peuvent les garder jusqu'à 30 jours pour lutter contre les abus. Aucune décision ayant un effet juridique n'est prise par l'IA : les notes et les bulletins sont calculés à partir des notes saisies par les enseignants.
6. Avec qui partageons-nous les données ?
| Prestataire | Rôle | Lieu |
|---|---|---|
| IONOS SE | Hébergement des serveurs et des sauvegardes | Allemagne |
| OpenAI | Modèles d'IA (sans nom d'élève) | États-Unis |
| Anthropic | Modèles d'IA (sans nom d'élève) | États-Unis |
| Resend | Envoi des e-mails (vérification, notifications, reçus) | États-Unis |
| Connexion « Se connecter avec Google », seulement si vous la choisissez | États-Unis | |
| MTN Mobile Money, Orange Money | Paiements mobiles, seulement si votre école les active et que vous payez ainsi | Cameroun |
Les transferts vers les États-Unis reposent sur la décision d'adéquation de la Commission européenne pour le « EU-U.S. Data Privacy Framework » lorsque le prestataire y est certifié, et sinon sur les clauses contractuelles types de la Commission. Les transferts vers les opérateurs de Mobile Money sont nécessaires au paiement que vous demandez (art. 49.1.b). Nous ne communiquons des données aux autorités que si la loi nous y oblige.
7. Durées de conservation
- Compte : tant qu'il existe. À la suppression, les données personnelles sont effacées immédiatement ; les enregistrements que l'école doit garder (factures, reçus, fiches de paie) sont conservés sans nom.
- Dossier scolaire d'un élève d'une école : la durée fixée par l'école ; à la fin du contrat, l'école récupère ses données puis elles sont supprimées.
- Conversations avec le tuteur IA : 12 mois après la dernière activité.
- Journal des accès aux dossiers : 12 mois. Notifications lues : 6 mois. Journaux d'envoi de SMS : 12 mois.
- Compte d'un enfant non accepté par un parent : 7 jours.
- Sauvegardes chiffrées : copies quotidiennes 14 jours, hebdomadaires 8 semaines, mensuelles 12 mois. Une donnée supprimée peut donc subsister dans une sauvegarde jusqu'à 12 mois, sans être utilisée, avant de disparaître automatiquement.
8. Sécurité
- Connexions chiffrées (HTTPS/TLS) ; mots de passe stockés uniquement sous forme hachée.
- Accès limité selon le rôle et l'école ; chaque école ne voit que ses propres données.
- Les adresses e-mail et numéros de téléphone sont masqués dans les journaux techniques.
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées (AES-256), dont la restauration est testée.
- Polices et bibliothèques hébergées chez nous : aucune requête vers Google Fonts ou un CDN tiers.
9. Cookies et stockage local
Nous n'utilisons que le stockage strictement nécessaire : votre session de connexion et vos préférences (langue, thème), conservés dans votre navigateur ou votre téléphone. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience ; aucun bandeau n'est donc nécessaire. Le bouton « Se connecter avec Google » charge un script de Google sur les pages de connexion.
10. Vos droits
Vous pouvez à tout moment : accéder à vos données et les télécharger (Paramètres → Vos données) ; les faire corriger ; les faire supprimer (Paramètres → Supprimer mon compte) ; limiter un traitement ou vous y opposer ; retirer un consentement. Pour un élève d'une école, la demande de suppression est transmise à l'école, qui y répond. Vous pouvez aussi écrire à privacy@myappacademia.com ou utiliser la page Supprimer un compte. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente pour nous, le Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (baden-wuerttemberg.datenschutz.de), ou auprès de l'autorité de protection des données de votre pays.
11. Modifications
Nous vous informerons par e-mail ou dans l'application de tout changement important de cette politique. La version et la date figurent en haut de la page.
Privacy Policy
Last updated: 6 October 2026 · Version 2026-10
This policy explains which personal data AppAcademia processes, why, who it is shared with, how long it is kept and how to exercise your rights. It covers myappacademia.com, the web app at app.myappacademia.com and the AppAcademia mobile apps.
1. Who we are
AppAcademia is provided by Autoflowly Software, Jules Guilain Kenfack, Bernhardhauser Str. 1/2, 75417 Mühlacker, Germany (see the Impressum). Privacy contact: privacy@myappacademia.com.
Because we are established in Germany, the EU General Data Protection Regulation (GDPR) applies to all our processing, wherever our users live. For our users in Cameroon, Law No. 2024/017 on personal data protection also applies.
2. Who is responsible for your data
- Pupils, parents and staff of a school: the school is the controller. It enrols pupils and records marks, attendance, fees and so on. AppAcademia acts on its behalf as a processor, under a data processing agreement (GDPR art. 28) and only on its instructions. To exercise your rights over this data, contact the school first; we help it answer you.
- Independent accounts (a pupil signing up alone, a family space, an independent teacher), website visitors and platform security: Autoflowly Software is the controller.
3. What data and why
| Data | Purpose | Legal basis (GDPR) |
|---|---|---|
| Account: name, e-mail or username, password (stored hashed), role, school, language | Create and secure your account | Contract (art. 6(1)(b)); for school pupils: the school's legal basis |
| Age stated at sign-up and a parent's e-mail (pupils under 15 signing up alone) | Obtain the parent's approval | Parental consent (art. 8); the birth date is not kept, only the age |
| School record: classes, marks, report cards, attendance, homework, notes, documents, photo | Running the school and following pupils | On the school's behalf (art. 28) |
| Learning: exercises, results, study plans, AI tutor conversations, social-emotional journal | Provide and personalise learning | Contract; for school pupils: on the school's behalf |
| Payments: fees, invoices, receipts, Mobile Money number, canteen, staff payroll | The school's finances | On the school's behalf; the school's accounting duties |
| Messages between teachers, parents and pupils; notifications | School-family communication | Contract / on the school's behalf |
| Log of access to a pupil's record (who, when, what) | Transparency and security | Legitimate interest (art. 6(1)(f)) and security (art. 32) |
| Technical data: IP address, device, error logs | Operate and protect the service | Legitimate interest (art. 6(1)(f)) |
| Agreements given: terms version accepted, date, origin | Prove consent | Legal obligation (art. 7(1)) |
We sell no data, show no advertising and use no advertising or analytics trackers.
4. Children
- A pupil under 15 who signs up alone must give a parent's e-mail. The account stays locked until the parent approves it through the link they receive; without an answer within 7 days, or after a refusal, the account is deleted.
- Accounts created by a school are the school's responsibility; it informs families and obtains their agreement at enrolment.
- Parents can see, download and delete their child's data from their space, and see who opened the child's record.
5. Artificial intelligence
The AI tutor, exercise generation and the teacher assistant use models from OpenAI and Anthropic. Social-emotional journal text is sent to them only if the school turns this analysis on (off by default); otherwise it stays on our servers. We never send the pupil's name, only the content needed (the question, the exercise, the journal text, the subject, the level). Under their API terms, these providers do not use this data to train their models and may keep it for up to 30 days to prevent abuse. The AI takes no decision with legal effect: marks and report cards are computed from the marks teachers enter.
6. Who we share data with
| Provider | Role | Location |
|---|---|---|
| IONOS SE | Server and backup hosting | Germany |
| OpenAI | AI models (no pupil names) | USA |
| Anthropic | AI models (no pupil names) | USA |
| Resend | E-mail delivery (verification, notifications, receipts) | USA |
| "Sign in with Google", only if you choose it | USA | |
| MTN Mobile Money, Orange Money | Mobile payments, only if your school enables them and you pay that way | Cameroon |
Transfers to the USA rely on the European Commission's adequacy decision for the EU-U.S. Data Privacy Framework where the provider is certified, and otherwise on the Commission's Standard Contractual Clauses. Transfers to Mobile Money operators are necessary for the payment you request (art. 49(1)(b)). We disclose data to authorities only when the law requires it.
7. How long we keep data
- Account: as long as it exists. On deletion, personal data is erased at once; records the school must keep (invoices, receipts, pay slips) stay without a name.
- A school pupil's record: as long as the school decides; at the end of the contract the school retrieves its data, which is then deleted.
- AI tutor conversations: 12 months after the last activity.
- Record access log: 12 months. Read notifications: 6 months. SMS delivery logs: 12 months.
- A child's account a parent has not approved: 7 days.
- Encrypted backups: daily copies 14 days, weekly 8 weeks, monthly 12 months. Deleted data may therefore remain in a backup, unused, for up to 12 months before it disappears automatically.
8. Security
- Encrypted connections (HTTPS/TLS); passwords stored only as hashes.
- Access limited by role and school; each school sees only its own data.
- E-mail addresses and phone numbers are masked in technical logs.
- Daily encrypted backups (AES-256), with tested restores.
- Fonts and libraries are hosted by us: no requests to Google Fonts or third-party CDNs.
9. Cookies and local storage
We only use strictly necessary storage: your sign-in session and preferences (language, theme), kept in your browser or phone. There are no advertising or analytics cookies, so no cookie banner is needed. The "Sign in with Google" button loads a Google script on the sign-in pages.
10. Your rights
At any time you can: see and download your data (Settings → Your data); have it corrected; have it deleted (Settings → Delete my account); restrict or object to processing; withdraw consent. For a school pupil, a deletion request is passed to the school, which answers it. You can also write to privacy@myappacademia.com or use the Delete an account page. We answer within one month.
You may complain to our supervisory authority, the Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (baden-wuerttemberg.datenschutz.de), or to the data protection authority of your country.
11. Changes
We will tell you by e-mail or in the app about any significant change to this policy. The version and date are shown at the top of this page.